Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Zur Unterstützung von Dennis Seifert und zur Entlastung im internen Tagesgeschäft suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für SQ Solutions und SEITCO Consulting. 

Aufgaben 

Support für Dennis und intern 

• Organisation von Terminen mit Kunden, Bewerbenden etc. im TQ, auswärts oder online 
• Im Blick behalten des Outlook-Kalenders von Dennis (SQ Solutions & SEITCO), Terminkoordination, Klärung von Überschneidungen, Prüfung der Teilnahme-Notwendigkeit 
• Ablage diverser Unterlagen in Papierform und digital (Rechnungen, Personalunterlagen, Verträge usw.) 
• Pflege des Dateiordners „Business Development“ 

Vorbereitende Buchhaltung – Bankkonten SQ Solutions und SEITCO Consulting 

• Zahlung der Eingangsrechnungen, Prüfung von Buchungen 
• Regelmäßige Prüfung der Kontenbewegungen virtueller Kreditkarten der einzelnen Mitarbeitenden, ggf. Anforderung fehlender Belege 
• Ansprechpartner für das Steuerbüro bei Fragen rund um die Buchhaltung 
• Monatliche Rechnungsstellung an Kunden für die einzelnen Projekte 

LinkedIn 

• Vorbereitung und Versand regelmäßiger Posts gemäß selbst erstelltem Redaktionsplan 

Webseite 

• Inhaltliche Bearbeitung einzelner Bereiche der neuen Firmenwebsite (aktuell im Aufbau) 

Projektbezogene Aufgaben 

• Erstellung/Erstattung von Reisekosten der Mitarbeitenden 
• Erfassung/Prüfung der Projekteinsätze von Mitarbeitenden 
• Erfassung und ggf. Erstattung der Projekteinsätze externer Mitarbeitender 
• Erstellung der monatlichen Kundenrechnungen für die einzelnen Projekte 
• Erfassung/Pflege der Budgetübersicht der einzelnen Projekte 

Personalthemen 

• Unterstützung im Recruiting-Prozess: Kontakt und Terminabstimmung mit Bewerbenden, Organisation von Erstgesprächen, Erstellung von Angeboten und Verträgen 
• Vorbereitung und Unterstützung im Onboarding- sowie Offboarding-Prozess 
• Erfassung, Genehmigung und Pflege der An- und Abwesenheiten im Tool (Absentify) 
• Monatliche Übersicht über Krankheitstage für das Steuerbüro 
• Ansprechpartner für das Steuerbüro bei Fragen rund um Lohn- und Personalthemen 

Organisation von Events, Veranstaltungen und regelmäßigen Terminen 

• Eigenständige Organisation von Sommerfest, Weihnachtsfeier und Offsite – von der Planung bis zur Durchführung (jährlich) 
• Themennachmittag SQ Solutions im TQ (Terminierung, Raumbuchung, Agenda) 
• Team-Jour-fixe SQ Solutions: Vorbereitung und Vortrag allgemeiner Themen, Pflege und Aktualisierung der Outlook-Terminserie inkl. Agenda, Raumbuchung und Teams-Link 

Sonstiges 

• Organisation von Geschenken des Teams an Mitarbeitende zu besonderen Anlässen (z. B. Austritt, Geburt, Hochzeit) 

Das bringen Sie mit 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation 
• Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren Position 
• Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung 
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook) sowie Offenheit für neue Tools (z. B. Absentify) 
• Organisationstalent sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise 
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten 
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Kunden, Bewerbenden und Kolleginnen und Kollegen 
• Sehr gute Deutschkenntnisse